SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Las finalidades de los sistemas de información, como las de cualquier otro sistema dentro de una organización, son procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con la organización y producir información, reportes, y otras salidas.





Los sistemas de información están formados por subsistemas que incluyen hardware, software, medios de almacenamiento de datos para archivos y bases de datos. El conjunto particular de subsistemas utilizados (equipo especifico, programas, archivos, y procedimientos) es lo que se denomina una aplicación de sistemas de información. De esta forma, los sistemas de información pueden tener aplicaciones en ventas, contabilidad o compras.

 ESTRUCTURA

Los sistemas de administración ayudan a los directivos a tomar decisiones y resolver problemas. Los directivos recurren a los datos almacenados como consecuencia del procesamiento de las transacciones, pero también emplean otra información.

Los especialistas en sistemas de información describen las decisiones apoyadas por estos sistemas como decisiones estructuradas. El aspecto estructurado se refiere al hecho de que los administradores conozcan de antemano los factores que deben tenerse en cuenta para la toma de decisiones así como las variables con influencia más significativa sobre el resultado de una decisión (buena o mala) A su vez, los analistas de sistemas desarrollan reportes bien estructurados que contienen la información necesaria para las decisiones o que indican el estado de las variables importantes.

El sistema de información administrativa, o sistema de informes para la administración, presentara reportes basados en las actividades de nivel de transacción. Con frecuencia la información proporcionada se combina con otra de naturaleza externa. La necesidad de tomar cada una de estas decisiones se presenta con frecuencia y, por tanto, la información necesaria para ello debe prepararse con regularidad.

Se entiende que las herramientas de gestión empresarial son todos los sistemas, aplicaciones, controles, soluciones de cálculo, metodología, etc., que ayudan a la gestión de una empresa en los siguientes aspectos generales:

·  Herramientas para el registro de datos en cualquier departamento empresarial

· Herramientas para el control y mejora de los procesos empresariales

· Herramientas para la consolidación de datos y toma de decisiones

 CARACTERÍSTICAS

·  Comprensibilidad: Debe ser elaborado en forma correcta y contener términos y símbolos adecuados para que el receptor lo interprete debidamente.

·   Confiabilidad: es necesario quesea preciso, congruente con el hecho, real y comprobable desde la fuente y todo el proceso de transmisión.

·     Relevancia: debe ser esencial para el área de responsabilidad de actuación del administrador.

·   Integridad: Tiene que contener los hechos que el administrador necesita para tomar decisiones y resolver problemas.

·   Concisión: debe omitir materias ajenas al asunto, resumir la información clave y dejar a un lado los detalles y los datos que no tienen relación con el sistema de información administrativa.

·  Oportunidad: Tiene que estar disponible en el momento en quesea necesaria para la actuación del administrador, pues anticipada podría ser olvidada o mal usada, y retrasada no tiene valor.

·  Calidad: es el grado de precisión con el cual la información retrata la realidad, a un costo razonable, para su procesamiento y distribución.

VINCULACIÓN ENTRE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES.

A medida que crecen las empresas, estas van estableciendo normas y pautas acerca de cómo se debe llevar a cabo el trabajo de los empleados. Existen básicamente dos tipos de decisiones que llevan a cabo los empleados en una empresa: decisiones no rutinarias y decisiones rutinarias. Para llevar a cabo la primera, se requiere de un mayor conocimiento tanto del funcionamiento operativo como de criterios solidamente adquiridos en el desempeño del cargo. El segundo tipo de decisiones, las rutinarias, son totalmente factibles de que sean estandarizadas, con el objetivo de que la compañía no vea improvisada su acción ante hechos de la misma naturaleza.

La organización administrativa en una compañía puede establecerse a través de la clasificación de los procedimientos en dos grandes grupos:

·         Procedimientos contables

·         Procedimientos no contables

PROCEDIMEINTOS CONTABLES:

Procedimientos contables procesos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones en los libros contables.

Dentro del ciclo de operaciones de una empresa, se definen los procedimientos contables, como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad.

Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer procedimientos contables, para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados financieros. Algunos ejemplos de procedimientos contables, son los siguientes:

• Recepción de inventarios

• Ventas de productos

• Fabricación de productos

• Registro de estimaciones

• Destrucción de inventarios

Realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos que pueden asimilarse como procedimientos contables de acuerdo con la definición dada al principio, permite conocer en profundidad todas las posibles operaciones que pueden afectar los estados financieros.

Cuando se está realizando el análisis de todos los procesos llevados a cabo por la empresa, es sumamente importante determinar e identificar todos aquellos clasificables como procedimientos contables. Este primer paso del análisis ayudará a determinar e identificar en cuáles de ellos un error pudiera tener mayor impacto sobre los estados financieros que otro.

La amortización de una plusvalía por lo general, representa montos importantes. En una empresa manufacturera, se considera altamente crítico, el manejo de todos los inventarios, sean éstos de productos terminados, productos en proceso, materias primas o materiales y suministros.

Es probable que para una empresa de servicios el manejo de los inventarios involucre cifras de poca importancia en comparación a lo que representan éstos para una empresa manufacturera.

PROCEDIMIENTOS NO CONTABLES

Procedimientos no contables aquellos que no afectan las cifras de los estados financieros.

En contraposición a los procedimientos anteriormente mencionados, los procedimientos no contables no afectan las cifras de los estados financieros; algunos ejemplos de este tipo de procedimientos son los siguientes:

·                      Procedimiento para cambiar datos de una cuenta correntista

·                     Procedimiento para contratación de empleados

·                      Procedimiento para cambio de horario laborable 

·                     Procedimiento para tramitar reclamos de clientes

VINCULACIÓN ENTRE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y LA TECNOLOGÍA.

El impacto de las tecnologías en la doctrina administrativa es diverso y abarca una infinidad de aplicaciones. La administración de empresas es una ciencia sincrética de segundo grado, ya que esta se nutre de otras doctrinas como la politología, psicología, contabilidad, finanzas, marketing, derecho, sociología, producción etc.Es por eso que la ciencia y la tecnología tienen un impacto relevante en la ciencia administrativa, ya que han sido los avances en todas las demás ciencias que han hecho evolucionar la administración de empresas a lo que hoy es, una sofisticada ciencia empresarial.

La mecanización a consecuencia de la revolución industrial inicio el desplazamiento del esfuerzo humano por el esfuerzo mecánico, en estos días con el auge gigantesco de la tecnología informática el esfuerzo mental del hombre está siendo remplazado por computadoras que tienen capacidad de procesamiento millones de veces más superiores que los cerebros humanos. Las maquinas (robots) y las computadoras están remplazando al hombre en tareas que antes eran exclusivas del ser humano.